การเตรียมสถานที่และอุปกรณ์การสัมมนามีความสำคัญมากเนื่องจากถือเป็นการจัดระเบียบของสภาพแวดล้อม ซึ่งประกอบด้วย 1. การเตรียมสถานที่การตรวจสอบความเรียบร้อย 2. องค์ประกอบในการเลือกห้องสัมมนา รูปแบบการจัดห้องสัมมนา 3. รูปแบบการจัดห้องสัมมนา 4. รูปแบบการจัดเวทีประชุมสัมมนา 5. การจัดห้องรับประทานอาหาร และ 6. การจัดโต๊ะหมู่บูชา ซึ่งจะขออธิบายอย่างคร่าวๆ ได้ดังนี้
การเตรียมสถานที่สัมมนา สาเหตุที่ต้องให้ความสำคัญกับการจัดเตรียมสถานที่เป็นอันดับต้นๆ ก็เนื่องจาก เพื่อให้การสัมมนาเป็นไปอย่างราบรื่นไม่สะดุดและมีข้อบกพร่องน้อยที่สุด สร้างบรรยากาศภายในห้องสัมมนารวมทั้งรอบอาคารสถานที่ ให้น่าสนใจและมีบรรยากาศที่สอดคล้องกับเรื่องที่สัมมนา และสร้างความภูมิใจให้กับผู้เข้าร่วมสัมมนา ผู้จัดหรือเจ้าภาพในการจัด
ข้อมูลที่ควรพิจารณาประกอบการจัดสถานที่สัมมนา มีหลายประเด็นดังนี้
- จำนวนผู้เข้าร่วมสัมมนา ว่ามีทั้งหมดกี่คน เป็นชา่ยกี่คนหญิงกี่คน จำนวนที่นั่งกี่ที่นั่งต่อห้องสัมมนาและควรจัดสำรองไว้เท่าใด
- จำนวนและขนาดของห้องที่ใช้สัมมนา ห้องจัดสัมมนาต้องไม่กว้างใหญ่เกินไปเพราะจะทำให้โหรงเหรงขณะเดียวกันก็ไม่ควรจะแคบเกินไปทำให้แออัด ดังนั้นจึงควรเหมาะสมกับจำนวนคนเข้าร่วม
- สถานที่ตั้งของห้องสัมมนา หรือห้องประชุมสามารถเดินทางเข้าถึงได้โดยสะดวก มีบริเวณสถานที่กว้างขวาง ร่มรื่น ปลอดภัย และควรเป็นที่รู้จักของคนทั่วไป มีการระบุชื่ออาคาร ชั้น ห้องให้ละเอียดชัดเจนในหนังสือเชิญร่วมสัมมนา ที่สำคัญต้องมีป้ายบอกเส้นทางการเข้าสู่ห้องสัมมนา และมีแผนที่ประกอบพอสังเขป เข้าใจง่าย
- ห้องสัมมนา ห้องรับรอง ห้องน้ำ ควรอยู่บริเวณใกล้เคียงกัน หรือห่างกันบ้างแต่ก็สามารถเข้าใช้ประโยชน์ได้โดยง่ายไม่ซับซ้อนยุ่งยาก
- ภายในห้องต้องมีอากาสถ่ายเทสะดวก ซึ่งหมายถึงการมีระบบฟอกอากาศ (เพราะในห้องประชุมคงไม่มีใครเปิดหน้าต่างให้ถ่ายเทเหมือนบ้านเรานะคะ) หรือเครื่องกรองอากาศท่ีได้รับการติดตั้งได้มาตรฐาน มีระบบการควบคุมอุณหภูมิ ควบคุมแสงสว่าง รวมไปถึงระบบเสียงที่เหมาะสม
- มีเครื่องอำนวยความสะดวก จัดระบบโสตทัศนูปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ อำนวยความสะดวกที่จำเป็นพร้อมทั้งผู้ดูแลไว้ครบครัน (ส่วนนี้จะต้องจัดผู้รับผิดชอบไว้ โดยแต่งตั้งเป็นคำสั่งฝ่ายสถานที่ ฝ่ายโสตฯ เป็นต้น)
- จัดทำแผนผังห้องประชุมสัมมนา ติดลูกศรชี้บอกทางเข้าออก และติดป้ายบอกชื่อห้องประชุมสัมมนาให้ชัดเจน
- จัดเตรียมป้ายชื่อวิทยากร ป้ายชื่อประธาน ป้ายชื่อประจำตัวผู้เข้าร่วมสัมมนา ป้ายรับลงทะเบียน ในกรณีที่ผู้เข้าร่วมสัมมนามาจากหลายแห่ง ป้ายประชาสัมพันธ์ ฯลฯ
- การวางแผนออกแบบเวทีสัมมนา ให้มีความเหมาะสมกับเรื่องและบรรยากาศ ขนาดของเวทีสัมมนาไม่ใหญ่หรือเล็กเกินความจำเป็น การเตรียมสถานที่ การตรวจสอบความเรียบร้อย และการติดต่อขอใช้สถานที่โดยทำหนังสือขออนุญาต แม้จะทำหนังสือขอแล้ว อย่าลืม สำรวจและทดสอบ การใช้งานเครื่องมือโสตทัศนูปกรณ์ โดยเฉพาะไมโครโฟน ซึ่งทำให้งานสัมมนาใหญ่ๆ สะดุดได้บ่อยครั้ง และควรตรวจสอบล่วงหน้า 1 วัน นับตั้งแต่ การวางกระถางไม้ประดับ การจัดเตรียมเวที การติดตัวอักษรชื่อเรื่องวันเวลา หน่วยงานรับผิดชอบ ฉากหลังผ้าม่าน (สำคัญมาก ฉากชื่องานห้ามพิมพ์ผิด เนื่องจากผู้เข้าร่วมงานจะถ่ายรูปเพื่อรายงานผล) ผ้าปูโต๊ะ การวัดวางโต๊ะ เก้าอี้ แท่นบรรยายสำหรับผู้เข้าร่วมสัมมนา วิทยากร จุดลงทะเบียน ฯลฯ ถ้ามีพิธีการ จะต้องตรวจสอบการตั้งโต๊ะหมู่่บูชา ประดับธงชาติไทย พระบรมฉายาลักษณ์ ซึ่งต้องวางไว้บริเวณมุมขวาของเวที (ส่วนใหญ่ถ้าเราเช่าสถานที่มักไม่ต้องจัดเองเจ้าของสถานที่จะดำเนินการให้)
องค์ประกอบในการเลือกห้องสัมมนา ควรเป็นห้องที่ มีอากาศถ่ายเทไม่อับ มีแสงสว่างระดับที่เหมาะสม (ไม่ต่ำกว่า 30 ฟุตแรงเทียน) เป็นห้องที่ไม่อยู่ใกล้ที่จอแจซึ่งจะทำให้ผู้เข้าประชุมเสียสมาธิ และไม่อยู่ใกล้แหล่งที่มีกลิ่นแรง เช่น ที่เก็บขยะ โรงอาหาร เป็นต้น
รูปแบบการจัดห้องสัมมนา ควรจัดให้วิทยากรมองเห็นหน้าผู้เข้าร่วมสัมมนาได้ทุกคน มีช่องทางเดินสะดวกคล่องตัว ไม่แคบเกินไป จัดสภาพแวดล้อมให้ดูสบาย สะอาด สามารถจัดรูปแบบได้ตามความเหมาะสม หรือความนิยม โดยยึดประโยชน์ที่ได้รับและความสะดวกเป็นหลัก ส่วนการจัดวางโต๊ะนั่งของห้องสัมมนาแต่ละขนาด สามารถจัดได้ดังนี้
1. ห้องสัมมนาขนาดใหญ่ ถ้าผู้เข้าร่วมสัมมนามีจำนวนมากต้องจัดห้องประชุมขนาดใหญ่โดยต้องจัดโต๊ะวิทยากรไว้ด้านหน้า สูงกว่าโต๊ะผู้เข้าร่วมสัมมนา และ
- จัดแบบโรงภาพยนต์ ซึ่งมีลักษณะเป็นที่นั่งแบบไม่มีโต๊ะ หรือใช้โต๊ะแบบมีแท่นรองเขียน แนวตรง หรือเฉียงเข้าหาักันคล้ายที่นั่งโรงภาพยนต์
- จัดแบบห้องเรียน ซึ่งเป็นแถวตอนลึกแต่มีช่องทางเดินไว้ตรงกลาง
2. ห้องสัมมนาขนาดกลาง ผู้เข้าร่วมสัมมนา 30-50 คน จัดโดยประยุกต์จากห้องสัมมนาขนาดใหญ่หรือเล็กตามเหมาะสม ถ้าเป็นห้องสัมมนาขนาดใหญ่ก็ใช้ฉากั้นที่สามารถป้องกันเสียงรบกวนกันได้ หรือถ้าประยุกต์จากห้องสัมมนาขนาดเล็กก็จัดโต๊ะเก้าอี้ให้เหมาะสมประหยัดเนื้อที่ที่สุด
3. ห้องสัมมนาขนาดเล็ก ผู้เข้าร่วมสัมมนา 10-20 คน
- จัดเรียงโต๊ะ เป็นรูปตัว U หรือ ตัว V วิทยากร หรือประธานนั่งหัวโต๊ะ ด้านซ้าย และขวา วิธีนี้จะใช้สำหรับการประชุมกลุ่มย่อย ผู้เข้าร่วมสัมมนาจะเห็นและร่วมกิจกรรมได้ดี มีมุมมองได้กว้างและทั่วถึง
- การจัดเรียงโต๊ะ เป็นรูปตัว O โดยวิทยากร หรือ ประธานนั่งหัวโต๊ะ เลขานุการนั่งด้านตรงข้าม ผู้เข้าร่วมสัมมนานั่งรอบๆ
- การจัดวางเรียงโต๊ะเป็นรูปตัว L วิทยากรหรือประธานจะนั่งแยกต่างหาก หันหน้าเข้ากึ่งกลางตัว L ผู้เข้าร่วมสัมมนา นั่งเรียงกันอีกด้านตามความยาวของรูป L
- จัดวางเรียงแบบโต๊ะกลม และสี่เหลี่ยม วิทยากรหรือประธาน นั่งอยู่หัวโต๊ะด้านหน้า ผู้เข้าร่วมสัมมนา นั่งรอบๆ โต๊ะจัดง่ายๆ สะดวก อาจมีโต๊ะเดียว หรือหลายโต๊ะก็ได้โดยวิทยากร หรือประธานเลือกนั่งตามสะดวก
เอกสารอ้างอิง ผล ยาวิชัย. สัมมนา. กรุงเทพมหานคร : โอเดียนสโตร์, 2553.
แบบฝึกหัดประจำบท
1. วัตถุประสงค์หลักของการจัดสถานที่สัมมนาคืออะไร
ก. การสัมมนาดำเนินการไปอย่างราบรื่นมีประสิทธิภาพ
ข. การสัมมนาดำเนินการสอดคล้องกับเรื่องที่จัดสัมมนา
ค. การสัมมนาดำเนินการอย่างมีคุณภาพมีข้อบกพร่องน้อย
ง. การสัมมนาดำเนินการเหมาะสมตรงตามเนื้อหาที่มีการนำเสนอ
2. ข้อมูลเบื้องต้นที่จำเป็นในการเลือกสถานที่สัมมนาคืออะไร
ก. ที่จอดรถสะดวก ข. ห้องพักสะดวกสบาย
ค. ทางเข้าออกสถานที่ง่ายสะดวก ง. จำนวนผู้เข้าร่วมมากและหลากหลายอาชีพ
3. ขนาดห้องสัมมนาไม่ควรใหญ่เกินจำนวนคน หมายความว่าอย่างไร
ก. ห้องจุจำนวน 60 ที่นั่ง แต่มีผู้เข้าร่วม 63 คน
ข. ห้องจุจำนวน 50 ที่นั่ง แต่มีผู้เข้าร่วม 48 คน
ค. ห้องจุจำนวน 100 ที่นั่ง แต่มีผู้เข้าร่วม 80 คน
ง. ห้องจุจำนวน 200 ที่นั่ง แต่มีผู้เข้าร่วม 150 คน
4. ป้ายใดต่อไปนี้ไม่จำเป็นต้องมีในการจัดสัมมนา
ก. ป้ายชื่อวิทยากร ข. ป้ายขอบคุณผู้เข้าร่วม
ค. ป้ายฝ่ายประชาสัมพันธ์ ง. ป้ายฝ่ายลงทะเบียนเข้าร่วมสัมมนา
5. การเข้าใช้สถานที่ราชการในการจัดสัมมนาควรปฏิบัติอย่างไร
ก. ประสานเข้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องก่อน
ข. ทำหนังสือราชการขออนุญาตใช้สถานที่
ค. เข้าใช้ได้เลยเพราะเป็นหน่วยงานราชการ
ง. ขออนุญาตต้นสังกัดตามระเบียบราชการก่อน
6. วัสดุอุปกรณ์ใดของสถานที่ที่มีความจำเป็นอันดับแรกต่อพิธีการเปิดการสัมมนา
ก. เวทีและโต๊ะหมู่บูชา ข. ระบบไฟฟ้าและแสงสว่าง
ค. ระบบกรองอากาศ ง. เวทีและโต๊ะนั่งสำหรับผู้เข้าร่วมสัมมนา
7. แสงสว่างภายในห้องสัมมนาไม่ควรต่ำกว่ากี่ฟุตแรงเรียน
ก. ไม่ต่ำกว่า 60 ฟุตแรงเทียน ข. ไม่ต่ำกว่า 50 ฟุตแรงเทียน
ค. ไม่ต่ำกว่า 40 ฟุตแรงเทียน ง. ไม่ต่ำกว่า 30 ฟุตแรงเทียน
8. ห้องสัมมนาขนาดเล็กผู้เข้าร่วมสัมมนาประมาณ 10-20 คน ควรจัดวางเรียงโต๊ะประชุมสัมมนารูปแบบใดจึงจะเหมาะสม
ก. รูปตัว V ข. รูปตัว U ค. รูปตัว L ง. รูปตัว O
9. ห้องสัมมนาลักษณะคล้ายโรงภาพยนต์ ใช้ประชุมสำหรับองค์กรขนาดใดเป็นส่วนใหญ่
ก. องค์กรขนาดเล็ก ข. องค์กรขนาดกลาง ค. องค์กรขนาดใหญ่ .องค์กรขนาดใหญ่พิเศษ
10. ห้องสัมมนาขนาดกลางประยุกต์จากห้องใหญ่ใช้กับผู้เข้าร่วมสัมมนาประมาณกี่คนจึงเหมาะสม
ก. ประมาณ 20-30 คน ข. ประมาณ 30-50 คน ค. ประมาณ 40-60 คน ง. ประมาณ 50-80 คน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น