สวัสดีค่ะ…. คราวนี้อาจารย์จะพูดถึงการจัดสถานที่ในงานสัมมนา(ต่อ) ซึ่งเป็นอีกส่วนหนึ่งที่มีความสำคัญมาก นักศึกษาอย่าลืมว่าในฐานะที่เป็นหน่วยงานราชการ ถ้าหากเรามีข้อจำกัดในเรื่องสถานที่คือจัดที่หน่วยงานเราไม่ได้ อย่าลืมทำหนังสือขอใช้สถานที่และได้รับการตอบรับแล้วถึงดำเนินการอย่างอื่นนะจ๊ะ ซึ่งหน้าที่นี้เป็นหน้าที่ของฝ่ายจัดสถานที่โดยตรงที่ต้องประสานไปยังผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่าย ทั้งในองค์กรและกลุ่มผู้ดำเนินการในการจัดสัมมนาทุกคน ก่อนอื่นขอพูดถึงวัตถุประสงค์ของการจัดสถานที่ในการสัมมนาคือ
1. เพื่อให้การดำเนินการในการจัดการสัมมนาเป็นไปอย่างราบรื่นประสบ-ความสำเร็จพบข้อบกพร่องน้อยที่สุดในการจัดสัมมนา
2. เพื่อสร้างบรรยากาศภายในห้องสัมมนา บริเวณรอบอาคารสถานที่ให้เกิด ความน่าสนใจสอดคล้องกับเรื่องที่จัดการสัมมนา
3. เพื่อสร้างความภาคภูมิใจให้เกิดแก่ผู้เข้าร่วมสัมมนา ผู้จัด หรือเจ้าภาพในการจัด
สรุปจริงๆ แล้วการจัดสถานที่จะเกี่ยวข้องกัน 5 ประการต่อไปนี้
- การจัดห้องประชุมใหญ่
- การจัดเวทีงานสัมมนา
- การจัดห้องประชุมกลุ่มย่อย
- การจัดระบบอุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์
- การจัดห้องรับประทานอาหาร
ครั้งนี้เราจะมาพูดถึงการเลือกห้องในการสัมมนานะคะ นั่นคือ ต้องพิจารณาเกณฑ์ต่อไปนี้ค่ะ
ควรเป็นห้องที่มีอากาศถ่ายเทสะดวก หมุนเวียนตลอดเวลาโดยมีช่องเปิด เช่น ช่องระบายอากาศเหมาะสม มีแสงสว่างพอเพียงกับการประชุม ไม่จ้าเกินไป หรือน้อยเกินไป กล่าวคือควรมีแรงเทียนไม่ต่ำกกว่า 30 ฟุตแรงเทียน เนื่องจากการประชุมต้องใช้สมาธิมากจึงต้องมีความเงียบและไม่มีกลิ่นรบกวน
ทีนี้เราก็มาดูที่รูปแบบการจัดห้องสัมมนาค่ะ
ประเด็นสำคัญคือ ควรจัดให้วิทยากรมองเห็นหน้าผู้เข้าร่วมสัมมนาได้ทุกคน มีช่องทางเดินสะดวกคล่องตัว ไม่แคบเกินไป จัดสภาพแวดล้อมให้ดูดี ดูสบาย พื้นที่สะอาด สามารถจัดได้หลายรูปแบบตามความเหมาะสม ตามความนิยม โดยยึดประโยชน์ที่ได้รับและความสะดวกเป็นหลัก ส่วนการจัดวางโต๊ะนั่งของห้องสัมมนาแต่ละขนาดสามารถจัดได้ดังนี้
1) ห้องสัมมนาขนาดใหญ่ สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมสัมมนาจำนวนมากให้จัดโต๊ะวิทยากรไว้ด้านหน้า สูงกว่าโต๊ะผู้เข้าร่วมสัมมนา และจัดที่นั่งผู้เข้าร่วมดังนี้
- แบบโรงภาพยนตร์ เป็นที่นั่งแบบไม่มีโต๊ะ หรือใช้โต๊ะแบบมีแท่นรองเขียนแนวตรง หรือเฉียงเข้าหากัน นิยมใช้ประชุมสัมมนาในองค์กรขนาดใหญ่ มีลักษณะคล้ายโรงภาพยนต์ดังรูป
ที่มาของภาพ http://thaimisc.pukpik.com
- แบบห้องเรียน เป็นห้องที่จัดนั่งแบบมีโต๊ะเก้าอี้แถวเรียงต่อกันมีช่องว่างเดินตรงกลาง ระหว่างแถวลักษณะเป็นแถวตอนลึก และขยายออกสองปีกตามความกว้างของห้องสัมมนานั้นๆ ดังภาพค่ะ
1) ห้องสัมมนาขนาดเล็ก ผู้เข้าร่วมสัมมนาประมาณ 10-20 คน จัดดังนี้
- จัดวางเรียงรูปตัว U หรือ รูปตัว V วิทยากรหรือประธานนั่งอยู่หัวโต๊ะ ด้านซ้ายและด้านขวา ใช้สำหรับประชุมกลุ่มย่อย เช่น สัมมนาคณะกรรมการผู้บริหาร ผู้เข้าร่มสัมมนาเห็นกิจกรรมร่วมกิจกรรมได้ดี มีมุมมองที่กว่างและทั่วถึง ดังภาพ
รูปตัว U
ที่มาของภาพ http://www.car.chula.ac.th
- การจัดวางรูปตัว O โดยวิทยากร หรือประธานนั่งอยู่หัวโต๊ะ ด้านหน้าตรงกันข้ามกับเลขานุการผู้เข้าร่วมสัมมนานั่งรอบๆ โต๊ะ ดังภาพ
ที่มาของภาพ gotoknow.org/blog/tintin/257015
- การจัดเรียงแบบรูปตัว L วิทยากร หรือประธานนั่งแยกต่างหาก หันหน้าเข้ากึ่งกลางรูปตัว L ผู้เข้าร่วมสัมมนานั่งตามโต๊ะรูปตัว L ดังภาพ
- การจัดวางเรียนแบบโต๊ะกลมและสี่เหลี่ยม ซึ่งวิทยากร หรือประธานนั่งอยู่หัวโต๊ะด้านหน้า ผู้เข้าร่วมสัมมนานั่งรอบๆ โต๊ะจัดแบบง่ายๆ สะดวก มีโต๊ะเดียว หรือหลายโต๊ะก็ได้ โดยวิทยากร หรือประธานเลือกนั่งตามสะดวก ดังภาพ
3) ห้องสัมมนาขนาดกลาง ก็คือผู้เข้าร่วมสัมมนาขนาด 30-50 คน โดยประยุกต์ใช้จากห้องสัมมนาขนาดใหญ่ และขนาดเล็กตามเหมาะสม
ทีนี้ก็มาถึงแบบฝึกหัดนะคะ
1. วัสดุอุปกรณ์ใดมีความจำเป็นเป็นอันดับแรกต่อพิธีการเปิดการสัมมนา
ก. เวที และโต๊ะหมู่บูชา ข. ระบบไฟฟ้าและแสงสว่าง
ค. ไมโครโฟนและชุดเครื่องเสียง ง. เวทีและโต๊ะนั่ง สำหรับผู้เข้าร่วมสัมมนา
2. แสงสว่างภายในห้องสัมมนาไม่ควรต่ำกว่ากี่ฟุตแรงเทียน
ก. 60 ฟุตแรงเทียน ข. 50 ฟุตแรงเทียน
ค. 40 ฟุตแรงเทียน ง. 30 ฟุตแรงเทียน
3. ห้องสัมมนาขนาดใหญ่ผู้เข้าร่วมสัมมนา จำนวน 80-100 คน ควรจัดวางเรียงโต๊ะ
แบบใดจึงเหมาะสม
แบบใดจึงเหมาะสม
ก. โรงภาพยนตร์ ข. รูปตัว V
ค. รูปตัว U ง. รูปตัว L
4. ห้องสัมมนาแบบรูปตัว U ใช้ประชุมในองค์กรขนาดใดเป็นส่วนใหญ่
ก. องค์กรขนาดเล็ก ข. องค์กรขนาดใหญ่
ค. องค์กรขนาดกลาง ง. ขนาดใดก็ได้ขึ้นอยู่กับประเด็นสัมมนา
5. ห้องสัมมนาขนาดกลางประยุกต์จากห้องใหญ่ใช้กับผู้เข้าร่วมสัมมนาประมาณกี่คน
จึงเหมาะสม
จึงเหมาะสม
ก. ประมาณ 50-80 คน ข. ประมาณ 40-60 คน
ค. ประมาณ 30-50 คน ง. ประมาณ 20-30 คน
A A A A A
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น