การเตรียมสถานที่และอุปกรณ์การสัมมนา

          คราวที่แล้วเราพูดถึงบุคลากรที่ทำหน้าที่ต่างๆ ในการสัมมนาแล้วนะคะ ทีนี้เราจะมาดูเกี่ยวกับสถานที่และอุปกรณ์ในการสัมมนาบ้างค่ะ แล้วครั้งต่อไปจึงจะเป็นเรื่องของโต๊ะหมู่บูชานะคะเพราะคงต้องมีภาพประกอบให้กับนักศึกษาอย่างชัดเจนเพราะบ่อยครั้งที่อาจารย์สังเกตเห็นว่ามีหลายงานที่จัดโต๊ะหมู่ไม่ถูกต้องค่ะ (่ซึ่งส่วนใหญ่เป็นงานที่จัดกันเองนี่แหละไม่ได้เช่าสถานที่)
          การเตรียมสถานที่และอุปกรณ์การสัมมนามีความสำคัญมากเนื่องจากถือเป็นการจัดระเบียบของสภาพแวดล้อม ซึ่งประกอบด้วย 1. การเตรียมสถานที่การตรวจสอบความเรียบร้อย 2. องค์ประกอบในการเลือกห้องสัมมนา รูปแบบการจัดห้องสัมมนา 3. รูปแบบการจัดห้องสัมมนา 4. รูปแบบการจัดเวทีประชุมสัมมนา 5. การจัดห้องรับประทานอาหาร และ 6. การจัดโต๊ะหมู่บูชา ซึ่งจะขออธิบายอย่างคร่าวๆ ได้ดังนี้
          การเตรียมสถานที่สัมมนา สาเหตุที่ต้องให้ความสำคัญกับการจัดเตรียมสถานที่เป็นอันดับต้นๆ ก็เนื่องจาก เพื่อให้การสัมมนาเป็นไปอย่างราบรื่นไม่สะดุดและมีข้อบกพร่องน้อยที่สุด  สร้างบรรยากาศภายในห้องสัมมนารวมทั้งรอบอาคารสถานที่ ให้น่าสนใจและมีบรรยากาศที่สอดคล้องกับเรื่องที่สัมมนา และสร้างความภูมิใจให้กับผู้เข้าร่วมสัมมนา ผู้จัดหรือเจ้าภาพในการจัด
          ข้อมูลที่ควรพิจารณาประกอบการจัดสถานที่สัมมนา มีหลายประเด็นดังนี้
- จำนวนผู้เข้าร่วมสัมมนา ว่ามีทั้งหมดกี่คน เป็นชา่ยกี่คนหญิงกี่คน  จำนวนที่นั่งกี่ที่นั่งต่อห้องสัมมนาและควรจัดสำรองไว้เท่าใด
-  จำนวนและขนาดของห้องที่ใช้สัมมนา ห้องจัดสัมมนาต้องไม่กว้างใหญ่เกินไปเพราะจะทำให้โหรงเหรงขณะเดียวกันก็ไม่ควรจะแคบเกินไปทำให้แออัด ดังนั้นจึงควรเหมาะสมกับจำนวนคนเข้าร่วม
- สถานที่ตั้งของห้องสัมมนา หรือห้องประชุมสามารถเดินทางเข้าถึงได้โดยสะดวก มีบริเวณสถานที่กว้างขวาง ร่มรื่น ปลอดภัย และควรเป็นที่รู้จักของคนทั่วไป มีการระบุชื่ออาคาร ชั้น ห้องให้ละเอียดชัดเจนในหนังสือเชิญร่วมสัมมนา ที่สำคัญต้องมีป้ายบอกเส้นทางการเข้าสู่ห้องสัมมนา และมีแผนที่ประกอบพอสังเขป เข้าใจง่าย
- ห้องสัมมนา ห้องรับรอง ห้องน้ำ ควรอยู่บริเวณใกล้เคียงกัน หรือห่างกันบ้างแต่ก็สามารถเข้าใช้ประโยชน์ได้โดยง่ายไม่ซับซ้อนยุ่งยาก
- ภายในห้องต้องมีอากาสถ่ายเทสะดวก ซึ่งหมายถึงการมีระบบฟอกอากาศ (เพราะในห้องประชุมคงไม่มีใครเปิดหน้าต่างให้ถ่ายเทเหมือนบ้านเรานะคะ) หรือเครื่องกรองอากาศท่ีได้รับการติดตั้งได้มาตรฐาน มีระบบการควบคุมอุณหภูมิ ควบคุมแสงสว่าง รวมไปถึงระบบเสียงที่เหมาะสม
- มีเครื่องอำนวยความสะดวก จัดระบบโสตทัศนูปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ อำนวยความสะดวกที่จำเป็นพร้อมทั้งผู้ดูแลไว้ครบครัน (ส่วนนี้จะต้องจัดผู้รับผิดชอบไว้ โดยแต่งตั้งเป็นคำสั่งฝ่ายสถานที่ ฝ่ายโสตฯ เป็นต้น)
- จัดทำแผนผังห้องประชุมสัมมนา ติดลูกศรชี้บอกทางเข้าออก และติดป้ายบอกชื่อห้องประชุมสัมมนาให้ชัดเจน
-  จัดเตรียมป้ายชื่อวิทยากร ป้ายชื่อประธาน ป้ายชื่อประจำตัวผู้เข้าร่วมสัมมนา ป้ายรับลงทะเบียน ในกรณีที่ผู้เข้าร่วมสัมมนามาจากหลายแห่ง ป้ายประชาสัมพันธ์ ฯลฯ
- การวางแผนออกแบบเวทีสัมมนา ให้มีความเหมาะสมกับเรื่องและบรรยากาศ ขนาดของเวทีสัมมนาไม่ใหญ่หรือเล็กเกินความจำเป็น การเตรียมสถานที่ การตรวจสอบความเรียบร้อย และการติดต่อขอใช้สถานที่โดยทำหนังสือขออนุญาต แม้จะทำหนังสือขอแล้ว อย่าลืม สำรวจและทดสอบ การใช้งานเครื่องมือโสตทัศนูปกรณ์ โดยเฉพาะไมโครโฟน ซึ่งทำให้งานสัมมนาใหญ่ๆ สะดุดได้บ่อยครั้ง และควรตรวจสอบล่วงหน้า 1 วัน นับตั้งแต่ การวางกระถางไม้ประดับ การจัดเตรียมเวที การติดตัวอักษรชื่อเรื่องวันเวลา หน่วยงานรับผิดชอบ ฉากหลังผ้าม่าน (สำคัญมาก ฉากชื่องานห้ามพิมพ์ผิด เนื่องจากผู้เข้าร่วมงานจะถ่ายรูปเพื่อรายงานผล) ผ้าปูโต๊ะ การวัดวางโต๊ะ เก้าอี้ แท่นบรรยายสำหรับผู้เข้าร่วมสัมมนา วิทยากร จุดลงทะเบียน ฯลฯ ถ้ามีพิธีการ จะต้องตรวจสอบการตั้งโต๊ะหมู่่บูชา ประดับธงชาติไทย พระบรมฉายาลักษณ์ ซึ่งต้องวางไว้บริเวณมุมขวาของเวที (ส่วนใหญ่ถ้าเราเช่าสถานที่มักไม่ต้องจัดเองเจ้าของสถานที่จะดำเนินการให้)
          องค์ประกอบในการเลือกห้องสัมมนา ควรเป็นห้องที่ มีอากาศถ่ายเทไม่อับ มีแสงสว่างระดับที่เหมาะสม (ไม่ต่ำกว่า 30 ฟุตแรงเทียน) เป็นห้องที่ไม่อยู่ใกล้ที่จอแจซึ่งจะทำให้ผู้เข้าประชุมเสียสมาธิ และไม่อยู่ใกล้แหล่งที่มีกลิ่นแรง เช่น ที่เก็บขยะ โรงอาหาร เป็นต้น
          รูปแบบการจัดห้องสัมมนา  ควรจัดให้วิทยากรมองเห็นหน้าผู้เข้าร่วมสัมมนาได้ทุกคน มีช่องทางเดินสะดวกคล่องตัว ไม่แคบเกินไป จัดสภาพแวดล้อมให้ดูสบาย สะอาด สามารถจัดรูปแบบได้ตามความเหมาะสม หรือความนิยม โดยยึดประโยชน์ที่ได้รับและความสะดวกเป็นหลัก ส่วนการจัดวางโต๊ะนั่งของห้องสัมมนาแต่ละขนาด สามารถจัดได้ดังนี้
          1. ห้องสัมมนาขนาดใหญ่  ถ้าผู้เข้าร่วมสัมมนามีจำนวนมากต้องจัดห้องประชุมขนาดใหญ่โดยต้องจัดโต๊ะวิทยากรไว้ด้านหน้า สูงกว่าโต๊ะผู้เข้าร่วมสัมมนา และ
          - จัดแบบโรงภาพยนต์ ซึ่งมีลักษณะเป็นที่นั่งแบบไม่มีโต๊ะ หรือใช้โต๊ะแบบมีแท่นรองเขียน แนวตรง หรือเฉียงเข้าหาักันคล้ายที่นั่งโรงภาพยนต์
          - จัดแบบห้องเรียน ซึ่งเป็นแถวตอนลึกแต่มีช่องทางเดินไว้ตรงกลาง
          2. ห้องสัมมนาขนาดกลาง ผู้เข้าร่วมสัมมนา 30-50 คน จัดโดยประยุกต์จากห้องสัมมนาขนาดใหญ่หรือเล็กตามเหมาะสม ถ้าเป็นห้องสัมมนาขนาดใหญ่ก็ใช้ฉากั้นที่สามารถป้องกันเสียงรบกวนกันได้ หรือถ้าประยุกต์จากห้องสัมมนาขนาดเล็กก็จัดโต๊ะเก้าอี้ให้เหมาะสมประหยัดเนื้อที่ที่สุด
          3. ห้องสัมมนาขนาดเล็ก ผู้เข้าร่วมสัมมนา 10-20 คน
          - จัดเรียงโต๊ะ เป็นรูปตัว U หรือ ตัว V วิทยากร หรือประธานนั่งหัวโต๊ะ ด้านซ้าย และขวา วิธีนี้จะใช้สำหรับการประชุมกลุ่มย่อย ผู้เข้าร่วมสัมมนาจะเห็นและร่วมกิจกรรมได้ดี มีมุมมองได้กว้างและทั่วถึง
          - การจัดเรียงโต๊ะ เป็นรูปตัว O โดยวิทยากร หรือ ประธานนั่งหัวโต๊ะ เลขานุการนั่งด้านตรงข้าม ผู้เข้าร่วมสัมมนานั่งรอบๆ 
          - การจัดวางเรียงโต๊ะเป็นรูปตัว L วิทยากรหรือประธานจะนั่งแยกต่างหาก หันหน้าเข้ากึ่งกลางตัว L ผู้เข้าร่วมสัมมนา นั่งเรียงกันอีกด้านตามความยาวของรูป L 
          - จัดวางเรียงแบบโต๊ะกลม และสี่เหลี่ยม วิทยากรหรือประธาน นั่งอยู่หัวโต๊ะด้านหน้า ผู้เข้าร่วมสัมมนา นั่งรอบๆ โต๊ะจัดง่ายๆ สะดวก อาจมีโต๊ะเดียว หรือหลายโต๊ะก็ได้โดยวิทยากร หรือประธานเลือกนั่งตามสะดวก

เอกสารอ้างอิง ผล  ยาวิชัย. สัมมนา. กรุงเทพมหานคร : โอเดียนสโตร์, 2553. 
แบบฝึกหัดประจำบท

 1. วัตถุประสงค์หลักของการจัดสถานที่สัมมนาคืออะไร

     ก. การสัมมนาดำเนินการไปอย่างราบรื่นมีประสิทธิภาพ

     ข. การสัมมนาดำเนินการสอดคล้องกับเรื่องที่จัดสัมมนา

     ค. การสัมมนาดำเนินการอย่างมีคุณภาพมีข้อบกพร่องน้อย

     ง. การสัมมนาดำเนินการเหมาะสมตรงตามเนื้อหาที่มีการนำเสนอ

2. ข้อมูลเบื้องต้นที่จำเป็นในการเลือกสถานที่สัมมนาคืออะไร

     ก. ที่จอดรถสะดวก                           ข. ห้องพักสะดวกสบาย

     ค. ทางเข้าออกสถานที่ง่ายสะดวก        ง. จำนวนผู้เข้าร่วมมากและหลากหลายอาชีพ

3. ขนาดห้องสัมมนาไม่ควรใหญ่เกินจำนวนคน หมายความว่าอย่างไร

     ก. ห้องจุจำนวน 60 ที่นั่ง แต่มีผู้เข้าร่วม  63 คน

     ข. ห้องจุจำนวน 50 ที่นั่ง แต่มีผู้เข้าร่วม  48 คน

     ค. ห้องจุจำนวน 100 ที่นั่ง แต่มีผู้เข้าร่วม  80 คน

     ง. ห้องจุจำนวน 200 ที่นั่ง แต่มีผู้เข้าร่วม  150 คน 

4. ป้ายใดต่อไปนี้ไม่จำเป็นต้องมีในการจัดสัมมนา

     ก. ป้ายชื่อวิทยากร                            ข. ป้ายขอบคุณผู้เข้าร่วม

     ค. ป้ายฝ่ายประชาสัมพันธ์                   ง. ป้ายฝ่ายลงทะเบียนเข้าร่วมสัมมนา

5. การเข้าใช้สถานที่ราชการในการจัดสัมมนาควรปฏิบัติอย่างไร

     ก. ประสานเข้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องก่อน

     ข. ทำหนังสือราชการขออนุญาตใช้สถานที่

     ค. เข้าใช้ได้เลยเพราะเป็นหน่วยงานราชการ

     ง. ขออนุญาตต้นสังกัดตามระเบียบราชการก่อน

6. วัสดุอุปกรณ์ใดของสถานที่ที่มีความจำเป็นอันดับแรกต่อพิธีการเปิดการสัมมนา

     ก. เวทีและโต๊ะหมู่บูชา                        ข. ระบบไฟฟ้าและแสงสว่าง

     ค. ระบบกรองอากาศ                          ง. เวทีและโต๊ะนั่งสำหรับผู้เข้าร่วมสัมมนา

7. แสงสว่างภายในห้องสัมมนาไม่ควรต่ำกว่ากี่ฟุตแรงเรียน

     ก. ไม่ต่ำกว่า 60 ฟุตแรงเทียน               ข. ไม่ต่ำกว่า 50 ฟุตแรงเทียน

     ค. ไม่ต่ำกว่า 40 ฟุตแรงเทียน               ง. ไม่ต่ำกว่า 30 ฟุตแรงเทียน

8. ห้องสัมมนาขนาดเล็กผู้เข้าร่วมสัมมนาประมาณ 10-20 คน ควรจัดวางเรียงโต๊ะประชุมสัมมนารูปแบบใดจึงจะเหมาะสม

     ก. รูปตัว V         ข. รูปตัว U         ค. รูปตัว L          ง. รูปตัว O

9.  ห้องสัมมนาลักษณะคล้ายโรงภาพยนต์ ใช้ประชุมสำหรับองค์กรขนาดใดเป็นส่วนใหญ่

     ก. องค์กรขนาดเล็ก    ข. องค์กรขนาดกลาง    ค. องค์กรขนาดใหญ่       .องค์กรขนาดใหญ่พิเศษ

10. ห้องสัมมนาขนาดกลางประยุกต์จากห้องใหญ่ใช้กับผู้เข้าร่วมสัมมนาประมาณกี่คนจึงเหมาะสม

     ก. ประมาณ 20-30 คน  ข. ประมาณ 30-50 คน  ค. ประมาณ 40-60 คน  ง. ประมาณ 50-80 คน

ส่งอังคารที่ 22 ก่อน 0.00 น. นะคะ 

 

การดำเนินการสัมมนา (ตอน 2)

ในครั้งที่แล้วอาจารย์พูดถึงการสัมมนาแบบ symposium ซึ่งนับว่าเป็นที่มีการจัดสัมมนาลักษณะนี้บ่อยครั้งขึ้น วันนี้ขอพูดถึงการอภิปรายอีกลักษณะที่พบบ่อยเช่นกันค่ะ

๔.๒.๒ การอภิปรายเป็นคณะ (Panel Discussion) หรือเรียกว่าการอภิปรายหมู่ประกอบด้วยผู้ร่วมอภิปรายวิทยากรประมาณ 3-8 คน ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านต่างๆ มาร่วมแสดงความคิดเห็นในทัศนะของตนเอง  โดยมีผู้ดำเนินการอภิปรายจัดลำดับให้พูด ช่วยสำรวจประเด็นการพูด และผู้ร่วมอภิปรายด้วยกัน มีโอกาสซักถาม หรือมีปฏิกิริยาโต้ตอบซึ่งกันและกัน ทำให้บรรยากาศการอภิปรายมีความเป็นกันเอง ไม่เป็นทางการมากนัก การจัดที่นั่งผู้อภิปรายนิยมให้มีลักษณะโค้งเล็กน้อย ผู้ร่วมอภิปรายและผู้ดำเนินรายการอภิปรายสามารถมองเห็นกันได้ดังได้แสดงตัวอย่างภาพการอภิปรายเป็นคณะ (Panel Discussion)

                                                 ที่มาของภาพ: http://www.oocities.org

                4.2.3 การอภิปรายทั่วไป (Forum) หรือการอภิปรายแบบมีส่วนร่วม  เป็นการอภิปรายถึงปัญหาหนึ่งที่เกิดขึ้น โดยมีคณะผู้อภิปรายมาช่วยอธิบายชี้แจง แก้ปัญหาให้กับกลุ่มส่วนใหญ่เป็นการซักถามและตอบคำถามโดยวิทยากร ลักษณะการอภิปรายจะตอบปัญหาโดยตรงกับผู้เข้าร่วมสัมมนา  การอภิปรายลักษณะนี้ เรื่องที่นำมาอภิปรายมักเป็นหัวข้อที่ไม่กว้างขวางมากนัก บุคคลที่มีบทบาทสำคัญสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ทันท่วงที ยิ่งมีผู้รู้คอยให้คำแนะนำก็จะช่วยให้การดำเนินการเป็นไปอย่างราบรื่นดีขึ้น การอภิปรายได้เปิดโอกาสให้ผู้เข้าฟังได้มีส่วนร่วมในการพัฒนาความคิด เป็นการทดสอบความคิดเห็นของผู้เข้าร่วม นิยมจัดขึ้นภายในองค์กร โดยฝ่ายบริหารจะเป็นผู้จะทำหน้าที่เป็นผู้อภิปรายชี้แจง หรือหาทางแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กร แต่ข้อจำกัดของการอภิปรายแบบนี้คือ อาจมีปัญหาในการควบคุมเมื่อเกิดปัญหาความขัดแย้ง หรือโต้เถียงกันอย่างรุนแรง หรือสมาชิกในกลุ่มได้รับความกดดันอย่างรุนแรงซึ่งนำไปสู่ความแตกแยกในที่สุด

                                                         ที่มาของภาพ: gotoknow.org

         ๔.๔ การสาธิต (Demonstration) เป็นการทำให้เห็นการปฏิบัติ การให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาได้เห็นกระบวนการและขั้นตอนการปฏิบัติต่างๆ อย่างละเอียดเพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจ และเป็นการเชื่อมโยงระหว่างทฤษฎีกับการปฏิบัติที่เป็นรูปธรรม ผู้สาธิตจะต้องมีการเตรียมการมาเป็นอย่างดี โดยการนำเสนอทั้งด้านการพูด การแสดงให้เห็นด้วยสายตา การตอบคำถาม รวมไปถึงการอธิบายเพิ่มเติม เริ่มต้นสมาชิกจะเผ้ามองดูผู้ดำเนินการสาธิตและรับฟังการอธิบายประกอบ จากนั้นต้องให้โอกาสผู้เข้าร่วมสัมมนาลงมือปฏิบัติด้วยตนเอง ซึ่งผู้สาธิตจะต้องให้ความช่วยเหลืออย่างใกล้ชิดตลอดเวลา

           ผู้ดำเนินการสาธิต (Demonstrator) ต้องเป็นผู้รู้เรื่องที่จะสาธิตเป็นอย่างดี โดยจะต้องมีการวางแผน และวิเคราะห์งานที่ปฏิบัติตลอดจนความคาดหวังของผู้เข้าร่วม สามารถปฏิบัติได้ผลดี  จุดเด่นของการสัมมนาแบบสาธิตก็คือ ผู้เข้าร่วมจะได้เห็นกระบวนการจริงๆ สามารถที่จะทำความเข้าใจได้โดยง่าย และทำให้เกิดการเรียนรู้ได้เร็ว การสาธิตที่ได้ผลนั้น ขนาดของกลุ่มสมาชิกไม่ควรใหญ่เกินไป และควรจัดให้ผู้แสดงการสาธิตยืนในจุดที่ผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถมองเห็นได้ทั่วถึงและจัดเจน

5. การสัมมนากลุ่มย่อย   การประชุมสัมมนากลุ่มย่อย ถือเป็นกิจกรรมหลักของการสัมมนา เพราะว่าเป็นช่วงที่ผู้เข้าร่วมสัมมนาได้มีโอกาสแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์ซึ่งกันและกัน ซึ่งจะทำให้ได้ข้อยุติที่มีประโยชน์ การประชุมกลุ่มย่อยจะเริ่มหลังจากที่สมาชิกได้รับการเสริมความรู้ และฟังความคิดเห็นจากวิทยากร  จากนั้นที่ประชุมสัมมนาก็จะมีการแบ่งผู้ร่วมสัมมนาออกเป็นกลุ่มย่อยตามลักษณะปัญหา ตลอดจนความสนใจและประสบการณ์ โดยจัดทำรายชื่อสมาขิกในกลุ่มย่อยแต่ละกลุ่มให้ทราบ หลังจากนั้นจัดให้สมาชิกแยกย้ายกันประชุมกลุ่มย่อยตามที่กำหนดไว้

            การประชุมสัมมนากลุ่มย่อยในการจัดสัมมนา จะได้ผลมากน้อยเพียงใดย่อมขึ้นอยู่กับความสามารถ และเจตคติของทุกคนในกลุ่ม นับตั้งแต่ประธานจนถึงผู้เข้าร่วมสัมมนาทุกคน และวิทยากรประจำกลุ่ม ทุกคนต้องปฏิบัติหน้าที่ของตนจนสุดความสามารถ หาไม่แล้วการสัมมนาก็จะไม่มีความหมาย ได้ผลไม่คุ้มค่ากับค่าใช้จ่ายและเวลาที่เสียไป  นอกจากนี้แล้ว จำนวนผู้เข้าร่วมสัมมนากลุ่มย่อยที่เหมาะสม ควรมีจำนวนสมาชิกกลุ่มละประมาณ 6-20 คน

หน้าที่และบทบาทของผู้เข้าร่วมสัมมนากลุ่มย่อย

            หลังจากผู้เข้าร่วมสัมมนาแยกย้ายกันเข้าประจำแต่ละกลุ่มย่อยแล้ว วิทยากรกลุ่มย่อยจะเป็นผู้ดำเนินการเริ่มต้นประชุม ให้กลุ่มย่อยนั้นๆ ทำการเลือกสมาชิกกลุ่มทำหน้าที่ต่างๆ ในการประชุมกลุ่มย่อย โดยมีหน้าที่ต่างๆ ดังนี้ (ชำนาญ  รอดเหตุภัย 2522: 19-22: อ้างถึงใน สัมมนา, ผล  ยาวิชัย)

            ประธานกลุ่ม  ซึ่งมีหน้าที่

-  ดำเนินการประชุมกลุ่ม โดยเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เสนอความคิดเห็นเพื่อหาข้อยุติในการแก้ปัญหา หรือข้อที่จะต้องปฏิบัติร่วมกันต่อไป

-  กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมได้มีส่วนร่วมในการอภิปราย แสดงความคิดเห็นอย่างต่อเนื่อง โดยไม่ปล่อยให้ผู้เข้าร่วมบางคนนั่งคุยกัน ท่องอินเตอร์เนต up facebook, Chat online และอื่นๆ ในขณะที่ร่วมประชุม

-  ควบคุมการประชุมให้อยู่ในขอบเขตหัวข้อสัมมนา และจะต้องพยายามหาทางยุติการประชุมพร้อมทั้งสรุปผลให้ได้ตามเวลาที่กำหนด

-  สรุปความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมแต่ละคนออกมาเป็นแนวคิดของกลุ่มที่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนในกลุ่มยอมรับ

-   ประธานต้องประสานความคิดให้ยอมรับฟังเหตุผลซึ่งกันและกัน ในกรณีที่สมาชิกมีความคิดเห็นขัดแย้งกัน เหตุผลของใครมีน้ำหนักมากกว่า หรือได้รับการแสดงความคิดเห็นสนับสนุนมากกว่า ประธานควรหลีกเลี่ยงวิธีการ ลงคะแนนเสียง เพราะจะทำให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาบางคนไม่พอใจได้

ประธานควรมีบุคลิกภาพ และแนวทางปฏิบัติที่เป็นประชาธิปไตย นั่นคือ ไม่ดำเนินการแบบเผด็จการยินดีรับฟังความคิดเห็นของคนอื่น ใช้ปัญญาเพื่อแก้ปัญหา ควบคุมอารมณ์ให้มั่นคงและพยายามประสานความคิดเห็นของสมาชิกให้ได้ข้อยุติที่มีคุณค่าและทำหน้าที่รายงานผลการประชุมกลุ่มย่อยต่อที่ประชุมใหญ่ เพื่อให้ที่ประชุมพิจารณารับผลของการสัมมนาในครั้งนั้น ซึ่งการนำเสนอบางครั้งอาจมีข้อซักถามหรือเสนอแนะให้ปรับปรุงเพื่อให้มีความสมบูรณ์มากขึ้นก็ได้

            รองประธาน  ปฏิบัติหน้าที่แทนประธานในที่ประชุมเมื่อประธานติดภารกิจด่วนไม่อาจทำ 
               หน้าที่ได้

            เลขานุการกลุ่ม 

-  จดบันทึกการประชุม ตามรูปแบบระเบียบสารบัญ โดยเฉพาะข้อสรุปต่างๆ ต้องเขียนให้ชัดเจนเข้าใจง่าย

-  ทำหน้าที่ใช้เครื่องโสตทัศนูปกรณ์ต่างๆ ประกอบการประชุม หรืออาจให้ผู้ช่วยเลขานุการทำหน้าที่แทนได้ โดยไปทำหน้าที่บันทึกการประชุมด้วยตนเอง

-  รายงานการประชุมกลุ่ม และส่งมอบให้เจ้าหน้าที่จัดสัมมนา สำเนาเอกสารหรือพิมพ์แจกสมาชิกทั้งหมดในที่ประชุม

-  รายงานผลการประชุมกลุ่มย่อยต่อที่ประชุมใหญ่  ตามที่ได้รับมอบหมาย

ผู้เข้าร่วมสัมมนา

-  เข้าประชุมตามความสนใจ หรือตามที่ผู้จัดสัมมนาได้กำหนดไว้

-  เลือกผู้ที่จะทำหน้าที่ประธาน รองประธาน เลขานุการ และผู้ช่วยเลขานุการในการประชุมกลุ่มย่อย

-  แสดงความคิดเห็นในหัวข้อสัมมนาพร้อมรับฟังและเคารพความคิดเห็นของผู้อื่น

-  หยุดทำกิจกรรมอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการสัมมนาในขณะร่วมสัมมนา เช่นการนั่งเล่นโทรศัพท์ คุยกับคนข้างๆ เป็นต้น

-  ขณะอภิปราย ไม่ควรนอกประเด็น

วิทยากรประจำกลุ่ม

-  ศึกษาหาความรู้เกี่ยวกับเรื่องที่สัมมนา โดยเฉพาะหัวข้อสัมมนาของกลุ่มที่ตนเป็นวิทยากรประจำกลุ่มล่วงหน้า

-  เปิดประชุมกลุ่ม เมื่อถึงเวลาที่กำหนดไว้ในตารางสัมมนา กล่าวนำเข้าสู่หัวข้อสัมมนาเพื่อเร้าความสนใจของสมาชิกในกลุ่มให้เตรียมความพร้อมก่อนที่จะทำงานต่อไป ทำความเข้าใจหัวข้อสัมมนาให้สมาชิกเข้าใจตรงกัน และบางครั้งอาจต้องปูพื้นความรู้เกี่ยวกับหัวข้อสัมมนาให้แก่สมาชิกด้วย

-   ดำเนินการให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาในกลุ่ม ได้เลือกตั้งประธานและเลขานุการ บางครั้งอาจให้เลือกตำแหน่งรองประธาน และผู้ช่วยเลขานุการด้วยก็ได้ ถ้าหากมีผู้เข้าร่วมสัมมนาพอสมควร และมีเรื่องที่ต้องสัมมนากันมาก

-  ให้คำแนะนำช่วยเหลือ เป็นที่ปรึกษากลุ่ม หาทางแก้ปัญหาและขอความคิดเห็น ตามปกติวิทยากรประจำกลุ่มจะไม่ร่วมอภิปรายด้วย เพียงแต่สังเกตการณ์อยู่ห่างๆ เพื่อให้การจัดการสัมมนาเป็นไปด้วยความเรียบร้อยและบรรลุเป้าหมายที่วางไว้

แบบฝึกหัดประจำบท

๑. ใครเป็นผู้กล่าวแนะนำวิทยากรเกี่ยวกับคุณสมบัติหน้าที่การงาน คุณวุฒิ ความสามารถพิเศษ
    ความเหมาะสมในเรื่องที่อภิปราย

ก. พิธีกรประจำงาน                   ข. ประธานกลุ่มย่อย        

ค. ผู้ดำเนินการอภิปราย              ง. ฝ่ายประชาสัมพันธ์งาน

 ๒. วิธีการประชุมสัมมนาแบบใดที่มีความเหมาะสมต่อการสัมมนาทางวิชาชีพครู

              ก. การสาธิต      ข. การบรรยาย      ค. การอภิปราย            ง. การแลกเปลี่ยนเรียนรู้

๓. การสัมมนากลุ่มย่อยจะได้ผลมากน้อยเพียงใดย่อมขึ้นอยู่กับ

            ก. ความรู้  ความจำ  ความสามารถของทุกคนในกลุ่ม

            ข. ความรู้  ความสามารถ  และเจตคติของทุกคนในกลุ่ม

            ค. ความรู้  ความสามารถ  และทักษะปฏิบัติของทุกคนในกลุ่ม

            ง. ความรู้  ความสามารถ และประสบการณ์ของทุกคนในกลุ่ม

๔. ตัวเลือกใดไม่ใช่หน้าที่ของผู้เข้าร่วมสัมมนา

            ก. เข้าประชุมตรงเวลาเลือกเข้าฟังกลุ่มย่อยตามความสนใจ

            ข. หยุดทำกิจกรรมอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการสัมมนาขณะเข้าร่วมสัมมนา

            ค. แสดงความคิดเห็นในหัวข้อสัมมนาพร้อมรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น

            ง. อภิปรายนอกประเด็นเพื่อเสนอความคิดเห็นเพิ่มเติมตามที่ตนเองสนใจ

5. ผู้ทำหน้าที่ใดในการสัมมนา ที่ต้องมีความอดทนและมีทักษะในการแก้ปัญหามากที่สุด

            ก. เลขานุการ เนื่องจากต้องจดบันทึก จัดทำรายงานการประชุม และงานหนักอื่นๆ มากกว่า

                ทุกฝ่าย

            ข. ผู้เข้าร่วมสัมมนา เนื่องจากต้องพยายามเสนอความคิดเห็นให้ขัดแย้งและพาดพิงผู้อื่น

                น้อยที่สุด

            ค. ประธาน เนื่องจากต้องเป็นผู้ควบคุมการประชุมและต้องเป็นประชาธิปไตยในขณะเดียว

                กัน

            ง. วิทยากรประจำกลุ่มเนื่องจากต้องเป็นที่ปรึกษากลุ่ม และหาวิธีแก้ปัญหาตามที่กลุ่มขอ

                ความคิดเห็น

6. รูปแบบการสัมมนาใดที่ผู้เข้าร่วมจะได้รับความรู้ที่ชัดแจ้ง (insight) มากที่สุด

            ก. การอภิปรายทั่วไป (Forum)                                 ข. การสาธิต (Demonstration)

            ค. การอภิปรายแบบแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Symposium Discussion)      

            ง. การอภิปรายเป็นคณะ (Panel Discussion)

๗. การดำเนินการสัมมนาแบบใดที่เหมาะสมกับสถานการณ์ที่มีข้อจำกัดในเรื่องของเวลา

            ก. แบบบรรยาย (Lecture)                                            ข. แบบอภิปราย (Discussion)

            ค. การสาธิต (Demonstration)                                       ง. ถูกทุกข้อ

8. การจัดกลุ่มเพื่อประชุมสัมมนากลุ่มย่อย ควรยึดหลักใดเป็นสำคัญ

            ก. แบ่งกลุ่มตามองค์กรหรือลักษณะงานประจำ                ข. แบ่งกลุ่มคละความสามารถ

            ค. แบ่งกลุ่มแบบสุ่มเพื่อให้มีโอกาสศึกษากันในวงกว้าง       ง. แบ่งกลุ่มตามความสนใจ

๙. หากนักศึกษาชั้นปีที่ ๔ ได้รับมอบหมายให้จัดสัมมนาเรื่อง “สภาพปัญหาของนักเรียนชายขอบ

     ในประเทศไทยและแนวทางแก้ไข” โดยอาจารย์ได้กำหนดให้ใช้หอประชุมฑีปังกรรัศมีโชติ เวลา

     บ่ายวันพุธ ที่ ๒๓ มกราคม ๒55๖ คืออีก ๘ วันข้างหน้า และมีงบประมาณให้ 5๐, ๐๐๐ บาท

     นักศึกษาจะเลือกใช้รูปแบบการสัมมนาแบบใด

      ก. การบรรยาย เพราะพื้นที่ศรีสะเกษอยู่ใกล้ชายขอบและมีวิทยากรผู้มีความรู้เชิงลึกหลายท่าน

          ตลอดจนเวลาที่ให้ดำเนินการจำกัด

      ข. การสัมมนากลุ่มย่อย เพราะมีหลายโรงเรียนที่ประสบปัญหานักเรียนชายขอบ จึงควรจัด

          โอกาสให้แลกเปลี่ยนประสบการณ์

      ค. การสาธิต เพราะจะได้เห็นสภาพปัญหาชัดเจน และโรงเรียนในพื้นที่มีวิทยากรที่มีองค์ความรู้

          และความชำนาญสูงอยู่แล้ว

      ง. การจัดอภิปรายแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (symposium) เนื่องจากงบประมาณและสถานที่เพียงพอ

         และเป็นรูปแบบการสัมมนาที่กำลังเป็นที่แพร่หลาย

๑๐. ผู้ใดมีบทบาทสำคัญที่สุดในการทำให้การสัมมนาประสบผลสำเร็จ

            ก. วิทยากร         ข. ประธาน         ค. เลขา              ง. ผู้เข้าร่วมประชุม

อย่าลืมส่งเฉพาะคำตอบไปที่ kanthima_sskru@hotmail.com ไม่เกินเวลาที่กำหนดให้ (กลับไปดูที่ตอนที่ 1)นะคะ และขอย้ำว่า ความซื่อสัตย์เป็นสิ่งสำคัญ เสียชีพอย่าเสียสัตย์ จ๊ะ ทำเองดีที่สุดเพราะ practice make perfect ค่ะ

 

การสัมมนาทางวิชาการ

สำหรับรายวิชาสัมมนา นี้อาจารย์ได้รวบรวมเอกสารจากหนังสือ "สัมมนา", ผล  ยาวิชัย และ "หลักการจัดสัมมนาการศึกษา", รศ.ดร.สุทธนู  ศรีไสย์ ซึ่งเป็นหนังสือที่ใช้ในมหาวิทยาลัยต่างๆ ให้นักศึกษาได้ศึกษาด้วยตนเองเพิ่มเติมจากคาบเรียนปกติ ซึ่งนักศึกษาไม่ได้มีโอกาสฝึกปฎิบัติได้อย่างเต็มที่นักโดยนักศึกษาจะต้องทำแบบฝึกหัดท้ายบท และสำหรับบทนี้ ให้นักศึกษาส่งคำตอบทาง mail มาที่ kanthima_sskru@hotmail.com ค่ะ (สำหรับแบบฝึกหัดที่ 1 นี้ให้ส่งก่อนวันเสาร์ที่ 19 มกราคม 2556 เวลา 0.00 น.)
การดำเนินการจัดสัมมนา

          การดำเนินการจัดสัมมนาภายหลังการวางแผน และเตรียมการสัมมนาด้านต่างๆ แล้ว เมื่อกำหนดวันจัดสัมมนา กรรมการจัดสัมมนาแต่ละฝ่ายจะต้องดำเนินกิจกรรมตามกำหนดการวางแผนไว้

ซี่งในทางปฏิบัติจะดำเนินการตามขั้นดังนี้

1.     การต้อนรับ  ประธานในพิธี ผู้เข้าร่วมสัมมนา วิทยากร และผู้เข้าร่วมสังเกตการณ์

2.     การลงทะเบียน ดำเนินการโดยจัดโต๊ะรับลงทะเบียนไว้ในส่วนหน้าห้องสัมมนา จัดระบบบัญชี  รายชื่อผู้ที่เข้าร่วมสัมมนา โดยจัดแบ่งรายชื่อผู้เข้าร่วมสัมมนา กรณีที่เป็นนักศึกษาควรแยกตามสาขาวิชา แยกตามชั้นปี และควรจัดทำป้ายบอกไว้ให้ชัดเจน เพื่อความสะดวกรวดเร็วเกี่ยวกับการลงทะเบียน การแจกป้ายชื่อ แจกเอกสารที่จัดเก็บไว้ในรูปกระเป๋า หรือจัดเก็บในแฟ้มปกอ่อน การสรุปจำนวนผู้เข้าร่วมสัมมนาและผู้สังเกตการณ์ที่แท้จริง ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการประสานงานกับวิทยากรและคณะกรรมการฝ่ายต่างๆ เช่น ฝ่ายเหรัญญิก ฝ่ายสถานที่ ฝ่ายอาหารและเครื่องดื่ม ฝ่ายเอกสารการพิมพ์ ฝ่ายที่พัก ตลอดจนการจัดแบ่งกลุ่มย่อยเพื่อการประชุมประกอบการสัมมนา

3.     พิธีเปิดการสัมมนา การจัดสัมมนาถือว่าเป็นการจัดกิจกรรมที่มีแบบแผน มีลักษณะเป็นทางการ ซึ่งถือว่าเป็นพิธีการที่เป็นมงคล และแสดงถึงเกียรติยศ ตามขนบธรรมเนียม โดยผู้จัดสัมมนาจะเชิญผู้บริหารระดับสูงของหน่วยงานหรือผู้มีเกียรติที่เห็นว่าเหมาะสมมาเป็นประธานในพิธีเปิดการสัมมนา

พิธีเปิดการสัมมนา จะเริ่มจาก พิธีกรกล่าวนำเข้าสู่บรรยากาศของการสัมมนา และเรียน

เชิญประธานในพิธีเปิด  ฟังแถลงรายงานและกล่าวปราศรัยเปิดการสัมมนา และเชิญประธานดำเนินการสัมมนากล่าวรายงานต่อประธานในพิธี  คณะกรรมการฝ่ายเลขานุการจัดสัมมนา ควรจัดทำร่างคำกล่าวรายงาน และคำกล่าวเปิดการสัมมนาส่งให้ผู้กล่าวรายงานและประธานในพิธีได้อ่านก่อนได้ยิ่งดี เพื่อจะได้พิจารณาตัดทอน หรือเพิ่มเติมความคิดเห็นบางประการของตนเองลงไปได้ สำหรับคำกล่าวรายงานในพิธีสัมมนาโดยทั่วไป มีใจความสำคัญดังนี้

                   คำกล่าวรายงานของประธานดำเนินการ   กล่าวต่อประธานในพิธีเริ่มด้วย  คำกล่าวแสดงความขอบคุณ กล่าวความเป็นมาของการสัมมนา วัตถุประสงค์ วิธีดำเนินการ  หัวข้อสัมมนา  วิทยากรผู้เข้าร่วมสัมมนา และผลที่คาดว่าจะได้รับ และกล่าวเขิญให้ประธานในพิธีทำพิธีเปิดการสัมมนา

                   คำกล่าวเปิดการสัมมนาโดยทั่วไปจะมีใจความสำคัญ  ดังนี้

                   คำกล่าวจะเริ่มต้นด้วยการกล่าวตอบแก่ผู้กล่าวรายงาน  และผู้เข้าร่วมการสัมมนา  กล่าวแสดงความรู้สึกที่ได้รับเชิญให้เป็นประธาน  กล่าวแสดงความรู้สึกเกี่ยวกับการจัดสัมมนา ให้ข้อคิด อันเป็นประโยชน์ต่อการสัมมนา และกล่าวเปิดสัมมนา

๑.     การดำเนินการประชุมสัมมนา  หลังพิธีการเปิดการสัมมนาอย่างเป็นทางการแล้ว ก่อนที่จะ

เริ่มการนำเสนอการสัมมนากลุ่มแรก และเป็นรายกลุ่มย่อยตามลำดับที่นำเสนอในโครงการสัมมนา มักมีการนำเสนอ ปูพื้นฐานความรู้ให้กับผู้เข้าร่วมสัมมนาก่อน เพื่อให้ได้รับการปรับพื้นฐานความรู้เดิมก่อนเสริมความรู้ประสบการณ์เพิ่มเติม และยังเป็นการช่วยซักซ้อมความเข้าใจให้ตรงกัน อันนำไปสู่การถกปัญหาต่างๆ ได้อย่างกว้างขวางลึกซึ้ง ผู้จัดสัมมนาอาจเลือกใช้การประชุมสัมมนาแบบใดแบบหนึ่ง หรือหลายแบบรวมกันก็ได้ตามความเหมาะสมดังนี้

๔.๑ การบรรยาย (Lecture) โดยผู้ทรงคุณวุฒิ หรือวิทยากรมาบรรยายให้ความรู้ ในหัวข้อที่

ผู้จัดกำหนดให้ ซึ่งจำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับเรื่องที่จัดสัมมนาผู้ที่ทำหน้าที่บรรยายหรือปาฐกถานั้น อาจเป็นวิทยากรที่ได้รับเชิญ หรือประธานในพิธีเปิดการสัมมนาก็ได้ ในกรณีที่ประธานในพิธีจบการปราศรัย เปิดการสัมมนาแล้ว ก็จะพักรับประทานน้ำชา  หลังจากนั้นจึงให้สมาชิกเข้ามารับฟังการบรรยายร่วมกัน

          บรรยาย หมายถึง การชี้แจงหรืออธิบายเรื่องให้ฟัง (ราชบัณฑิตยสถาน. ๒๕๔๖ : ๖๐๖)

การบรรยายหรือการปฐกถานั้น ให้พิจารณาเลือกใช้ตามความเหมาะสม ซึ่งจุดเด่นของวิธีนี้ก็คือ เร็ว เพราะผู้บรรยายนำเสนอเรื่องโดยตรง (ไม่ต้องใช้เทคนิคอะไร ลักษณะที่เราคุ้นๆ กันนั่นแหละนั่นคือ teacher talk แบบ one man show ค่ะ) 

          ๔.๒ การอภิปราย (Discussion) เป็นวิธีการกลุ่มของคนจำนวนหนึ่งที่มีความรู้และประสบการณ์มาร่วมกันนำเสนอความรู้เรื่องใดเรื่องหนึ่งแก่ผู้เข้าร่วมสัมมนา โดยมีผู้ทำหน้าที่ดำเนินการอภิปรายคนหนึ่งและการอภิปรายที่นิยมใช้ในที่ประชุมสัมมนามีดังนี้

                        ๔.๒.๑ การอภิปรายแบบแลกเปลี่ยนความรู้ (Symposium Discussion) เป็นวิธีการอภิปราย ประกอบด้วย

ผู้เข้าร่วมอภิปราย ผู้มีความเชี่ยวชาญในเรื่องนั้นๆ อย่างลึกซึ้ง เพราะเป็นการมุ่งนำเสนอความรู้แก่ผู้ฟังมิใช่เป็นการแสดงความคิดเห็นในเรื่องทั่วๆ ไป โดยผู้เข้าร่วมอภิปรายแต่ละคนจะได้รับมอบหมายจากผู้ดำเนินการอภิปราย ให้พูดในส่วนหนึ่งของเรื่องเป็นตอนๆ ต่อเนื่องกันไปจนจบเรื่อง ในตอนท้ายของการอภิปรายจะเปิดโอกาสให้ผู้ฟังซักถาม

                        วิธีการอภิปรายแบบนี้จะช่วยให้ผู้ฟังมองเห็นแง่คิดต่างๆ ที่เป็นไปได้ตามหัวข้อเรื่องที่อภิปราย และช่วยขยายความรู้ของผู้ฟังให้กว้างขวางยิ่งขึ้น การจัดที่นั่งคณะผู้อภิปราย นิยมจัด เป็นแถวหน้ากระดาน โดยมีผู้ดำเนินการอภิปรายนั่งตรงกลาง อภิปรายร่วมกัน

                                             การจัดที่นั่งคณะผู้อภิปรายแบบ symposium                                        ที่มาของภาพ http://t1.gstatic.com